IT-
Sourcing
Transparente Vergabeverfahren sind heute ein Muss
Chancen und Risiken im IT-Sourcing
In kaum einem anderen Gebiet des IT-Managements kann so viel Geld gespart werden wie im IT-Sourcing. Aber auch kaum ein anderes Gebiet birgt so hohe Risiken. Dies gilt sowohl für den Einzelfall einer Auftragsvergabe an einen externen IT-Dienstleister als auch für die Implementierung einer IT-Sourcing-Strategie.
Hohe Einsparpotenziale im IT-Sourcing dank eines adäquaten Risikomanagements ausschöpfen
IT-Sourcing-Strategien sind in größeren Unternehmen von zwei wesentlichen Einflussfaktoren geprägt: zum einen vom Kostendruck bei gleichzeitigem Ruf nach Verbesserung der Servicequalität, zum anderen von der Globalisierung. Diese beiden Faktoren führen unter anderem zu folgenden Anforderungen an die Strategie:
- Die Fähigkeit, IT-Dienste auf weltweit harmonisierten Systemen, in einheitlicher Qualität und ohne Unterbrechungen erbringen zu können. Dies gilt sowohl für die eigenen IT-Einheiten als auch für externe Dienstleister.
- Konzentration von IT-Diensten, oft in Verbindung mit der Konzentration von Geschäftsprozessdiensten in Shared Service Centern, um Skaleneffekte und einheitliche Prozesse zu erreichen.
- Einsatz von kostengünstigeren Off-shore- oder Near-shore-Ressourcen ohne Verlust der Servicequalität.
- Outsourcing von IT-Commodities, die wesentlich günstiger und effizienter von externen Partnern in der Masse erledigt werden können.
Die Vergabe von Aufträgen an externe Lieferanten ist ein sehr sensibler Bereich, auf den nicht nur die Compliance-Abteilungen, sondern auch Vorstände, Aufsichtsräte und die Öffentlichkeit ihren Blick richten. Umso wichtiger sind transparente und faktenbasierte Ausschreibungs- und Bieterauswahlverfahren, die es jederzeit erlauben, die getroffene Zuschlagsentscheidung nachvollziehbar zu machen.
Risiken
Risiko Lieferantenabhängigkeit
Sowohl im Einzelfall als auch im strategischen Sourcing existiert ein massives Hauptrisiko: die Abhängigkeit vom Lieferanten.
Damit verbunden sind gewöhnlich hohe Kosten, einhergehend mit schlechter Servicequalität – und der Weg zurück kann hart und steinig sein.
Risiko unzureichende Vorbereitung der eigenen Organisation
Ein zweites Risiko birgt die mangelnde Vorbereitung der eigenen Organisation für die Zusammenarbeit mit externen Partnern nach festgelegten Prozessregeln. Dies erfordert im Vorfeld eine Änderung der eigenen Arbeitsweise und ein ausgeprägtes Prozessdenken. Wird eine solche Vorbereitung unterlassen, sind die eigenen Mitarbeiter oft frustriert und in der Folge nimmt ihre Leistungsbereitschaft ab.
Risiko unzureichende Spezifikation
Das dritte Risiko besteht in der ungenügenden Spezifikation von Leistungen, die von einem externen Dienstleister erwartet werden. Implizite Erwartungen beider Seiten, der des Auftraggebers und der des Auftragnehmers, werden nicht erfüllt. Beiderseitige Unzufriedenheit und Streitigkeiten zu Lasten der IT-Servicequalität sind die Folge.
Unser Ansatz
Unser Ansatz für eine IT-Sourcing-Strategie basiert auf vier Säulen:
- Auswahl der passenden Quellen (Sources) für den richtigen Zweck. Als Sources prüfen wir generell die Möglichkeiten extern, Captive (eigene Gesellschaft off- oder near-shore), Joint Venture und intern. Unser Framework unterscheidet bei den Leistungsarten Infrastrukturdienste, Anwendungsentwicklung sowie Anwendungspflege und -wartung. Alle Möglichkeiten des Sourcings bewerten wir spezifisch für jede Kategorie nach Wirtschaftlichkeit, realistischer Machbarkeit und Risiken.
- Detaillierte Definition und Roadmap zur Implementierung der Beschaffungs- und Lieferprozesse. Hierbei achten wir insbesondere auf die Herstellung der notwendigen Prozessreife der eigenen Organisation zur effizienten Zusammenarbeit mit externen Lieferanten bzw. mit den internen Dienstleistern.
- Risikominimierung durch Fallback-Strategien an definierten Entscheidungspunkten sowie durch Verankerung von Alternativlieferanten in den Prozessen.
- Exakte und klare Definition der Lieferanten-Services (SLAs, OLAs und Projektspezifikationen) einschließlich ihrer Schnittstellen zur eigenen Organisation.
Unser Beratungsangebot
Unser Beratungsangebot umfasst das gesamte Repertoire des IT-Sourcings angefangen von der Unterstützung bei der Bieterauswahl im Einzelfall bis hin zum Entwurf und der Implementierung globaler IT-Sourcing-Strategien:
- Software-Auswahl
- Erstellung von Ausschreibungsunterlagen (RFPs) einschließlich Fach- und IT-Sollkonzeption
- Transparente, nachvollziehbare und Fakten-basierte Bieterauswahl mittels eines bewährten Frameworks
- Erstellung von globalen und lokalen IT-Sourcing-Strategien
- Business-Cases zur Analyse von Sourcing-Potenzialen
- Sourcing-Reifeanalysen
- Entwurf und Implementierung von Sourcing- und Lieferprozessen einschließlich Lieferanten-Schnittstellen
- Entwurf und Implementierung von IT-Service-Management im Rahmen von IT-Sourcing-Transformationen
- Unterstützung beim Aufbau von Captives (Eigendienstleister off- oder near-shore), Joint Ventures und Shared Service Centern
- Change-Management für die Transformationsphase der IT-Sourcing-Implementierung
