Projekt-
management-
Methodik

Optimierungsvorhaben in Unternehmen, seien es Prozessoptimierungen und/oder IT-Im­ple­men­tie­rung­en, sollten effizient und effektiv durchgeführt werden. Hierzu ist es sinnvoll, bereits im Vorfeld eine Standard Projektmanagement-Methodik (PM-Me­tho­dik) zu definieren, wie solche Projekte durchzuführen sind.

Diese Methodik sollte neben Erklärungen zu Vorgehensweisen, Verantwortlichkeiten und Arbeitsergebnissen auch konkrete Tools und Templates enthalten, die einen schnellen Einstieg in das Projekt ermöglichen.

Zusätzlich zur reinen Methodik gehören auch ein gelebter Prozess zur Nutzung der Ergebnisse im Projektportfoliomanagement sowie ein interner Optimierungsprozess, der die Erfahrungen aus realen Projekten in die Methodik einfließen lässt.

Verantwortlich für die Definition einer solchen Methodik ist meist die IT- oder ORG-Ab­tei­lung des Unternehmens.
Für große Pro­jekt- oder Programmvorhaben kann es sinnvoll sein, eine spezifische, angepasste Version der Methodik zu erstellen, die es erlaubt, schnell und einheitlich die notwendigen Teil-Pro­jek­te oder Aktivitäten auszuführen. Diese sollte vom Programmmanagement des Projekts/Programms in Abstimmung mit der IT-/ORG-Abteilung erstellt werden.

Wichtig für ihre PM-Methodik ist, dass sie zu ihrem Unternehmen passt – sowohl die Methodik selbst als auch die Einbindung ins Unternehmen. Daher liefern wir bei Ihnen auch nicht irgendeine Standardmethodik ab, sondern legen Wert darauf, zunächst gemeinsam mit Ihnen Hintergrund und Nutzen des Einsatzes zu verstehen, um dann zielgerichtet das richtige bereitzustellen. Bei Methodiken gilt immer der Grundsatz: so wenig wie möglich, so viel wie nötig!

Tools und Templates sollten – insbesondere da, wo verbindliche Vorgaben gemacht werden – bereitgestellt werden. Hier legen wir Wert auf Einfachheit und Benutzbarkeit.

Zusätzlich sorgen wir dafür, dass die Methodik in die PM-na­hen Unternehmensprozesse eingepasst wird – nicht nur theoretisch, sondern auch in der tatsächlichen Durchführung. Nur so ist die Akzeptanz sichergestellt, Doppelarbeit wird vermieden und der Nutzen einer PM-Me­tho­dik wird voll ausgeschöpft.

I

n einem Umfeld, in dem es immer wichtiger wird, schnell und effizient Prozesse und IT-Ver­fah­ren zu optimieren (Stichwort „Digitalisierung“), ist es von großer Bedeutung, dass sich die Optimierungsvorhaben auf ihre Inhalte konzentrieren können und nicht das Rad bzgl. der verwendeten PM-Methodik jedes Mal neu erfunden wird.

Zusätzlich kann über eine zentral vorgegebene und unterstützte PM-Me­tho­dik auch auf Trends reagiert werden – so ist es im IT-Um­feld heutzutage immer üblicher, agile Methodiken zu verwenden. Die Einführung solch neuer Me­tho­dik-Bau­stei­ne kann nur in einem strukturierten und gesteuerten Gesamtansatz gelingen.

Die Vorteile liegen auf der Hand, neben effizienterer PM-Durch­füh­rung in den Projekten liegt der Hauptnutzen in den Vorteilen von gutem Projektmanagement. Projekte werden so häufiger in "time and budget" erfolgreich abgeschlossen, die Projektrisiken sinken signifikant und der Überblick über die laufenden Projekte geht niemals verloren.

Notwendig dafür ist aber eine klare organisatorische Verankerung im Unternehmen. Neben dem Ein­mal-Auf­wand, eine passende PM-Me­tho­dik für das Unternehmen zu definieren, bedarf es einer Einbindung in Standardprozesse wie Pro­jekt­port­folio-, Ri­si­ko- und Qualitätsmanagement. Ein Gover­nance-Pro­zess ist zu definieren und muss vom Top-Manage­ment mitgetragen werden. Zusätzlich muss definiert werden, wie Projekte in der Nutzung der Methodik unterstützt werden und ob neben der reinen Methodik auch PM-Res­sourcen für Projekte bereitgestellt werden sollen.