Mit diesem Whitepaper wollen wir Ihnen die grundlegenden Konzepte von SAP® Master Data Governance (SAP® MDG) vermitteln und die Erfolgsfaktoren für die Einführung aufzeigen.
Ziel: Single Point of Truth für ERP-Stammdaten
Mit SAP® MDG hat die SAP AG ein Werkzeug auf den Markt gebracht, welches auf die Schaffung des „Single Point of Truth“ für Finanz-, Geschäftspartner-, Material- und kundenspezifischen Stammdaten ausgerichtet ist. SAP® MDG stellt die entsprechenden Prozesse bereit, bietet ein adäquates Workflow-System und ist speziell an die Daten-strukturen von SAP-Systemlandschaften angepasst.
Der Governance-Prozess von SAP® MDG
Das „G“ in SAP® MDG steht für „Governance“. Mit Governance ist in diesem Kontext die Implementierung eines Prozesses gemeint, der auf die Schaffung einer unternehmensweit einheitlichen Stammdatenbasis abzielt. Das Schaubild unten zeigt das äußerst einfache und wirkungsvolle Prozessprinzip. Es basiert im Kern darauf, dass Stammdaten ausschließlich von einem von SAP® MDG verwalteten „Single Point of Truth“ in die operativen Zielsysteme ausgeliefert werden. Lokale Stammdatenänderungen des harmonisierten Teils der Daten werden in den operativen Systemen gesperrt.
Ein Blick auf den Stammdaten-Pflegeprozess zeigt die drei Hauptschritte:
- Die Neuerfassung und die Pflege der Stammdaten führen die Endnutzer dieser Daten, d.h. die Nutzer der Empfängersysteme, selbst durch und zwar direkt im MDG-System über die integrierte Weboberfläche.
- Der nächste, entscheidende Schritt besteht aus den „Governance-Funktionen“ Überprüfung und ggf. Korrektur der Daten, Anreicherung wie zum Beispiel das Hinzufügen von Bonitätsauskünften bei Geschäftspartnern, die Zusammenführung mit bereits vorhandenen Daten zur Vermeidung von Duplikaten und schließlich die Freigabe zur Verteilung. Typischerweise übernehmen zentrale, nach Stammdatenarten gegliederte Organisationseinheiten diese Governance-Funktionen.
- Freigegebene Stammdaten werden von SAP® MDG im letzten Schritt automatisch auf die relevanten Empfängersysteme verteilt und sind damit nutzbar.
Vordefinierte Prozesse und Rollen
SAP® MDG implementiert vordefinierte und nachvollziehbare Stammdatenprozesse mit den dazu passenden Benutzerrollen, eine essentielle Komponente für konsistente Stammdaten hoher Qualität. Ein Kernelement der Prozess- und Datenarchitektur von SAP® MDG ist die „Staging Area”, in der alle Änderungen der Stammdaten vor Freigabe stattfinden. Kein Stammdatensatz verlässt die Staging Area, bevor nicht der definierte Freigabeprozess gelaufen ist.
Workflow-Unterstützung
Zu SAP® MDG gehört ein integriertes Workflow-System. Es umfasst neben den üblichen Benachrichtigungs- und Routing-Diensten die Implementierung des Vier-Augen-Prinzips für Compliance-relevante Daten. Für alle kritischen Änderungen wie beispielsweise eine Änderung der Bankverbindung können spezifische Freigabeprozesse wie eben das Vier-Augen-Prinzip konfiguriert werden. Auch an den Punkt Nachvollziehbarkeit von Änderungen hat die SAP gedacht: Das System bietet die Möglichkeit, Dokumente anzuhängen und permanent zu speichern, um den getätigten Stammdaten-Pflegeschritt entsprechend zu dokumentieren.
Versionierung von Finanzstammdaten
Mit SAP® MDG wurde eine in SAP® ERP oft schmerzlich vermisste Funktion im Bereich Finanzstammdaten umgesetzt: die Versionierung. SAP® MDG ist in der Lage, so genannte Editionen zu verwalten. Unter Edition wird hierbei ein in sich konsistentes Bündel an Stammdatenänderungen verstanden, typischerweise Änderungen am Kontenplan mit den dazu konsistenten Änderungen im Bereich der Kostenstellen. Alle diese Änderungsbündel werden zeitabhängig verwaltet, d.h. jede Edition ist nur für einen bestimmten, wohldefinierten Zeitraum gültig.
Integration in die Systemlandschaft
Ob SAP® MDG das optimale System bezüglich Integration in die vorhandene Systemlandschaft ist, hängt vor allen Dingen davon ab, wie stark sie von SAP-Komponenten geprägt ist.
SAP® MDG zeichnet sich nämlich insbesondere durch die starke Integration in bestehende SAP-Architekturen aus. SAP® MDG greift auf Datenmodelle und Einstellungen des zugrundeliegenden SAP® ERP Systems zurück und verwendet die dort implementierten Prüfungen und Verifizierungen. Für die Verteilung der Stammdaten werden Schnittstellen und Techniken verwendet, die in jedem SAP®-ERP-System zur Verfügung stehen. Auch die Einbindung von weiteren SAP-Systemgattungen wie beispielsweise SAP® PLM (Product Lifecycle Management) wird explizit unterstützt.
Selbstverständlich steht die Möglichkeit offen, auch Non-SAP-Systeme an SAP® MDG anzukoppeln. Hierbei ist jedoch zu bedenken, dass SAP® MDG keine „Integration Engine“ ist, d.h. Integrationsfunktionen über ein Key- und Value-Mapping hinaus nicht bietet. Die Notwendigkeit an zusätzlichen Integrationskomponenten wie beispielsweise SAP® PO ist für den Einsatz in einer heterogenen Landschaft durchaus wahrscheinlich.
Erfolgsfaktoren
Welche sind nun die Erfolgsfaktoren, um mit SAP® MDG zum Ziel, dem Single Point of Truth der Stammdaten, zu gelangen? Wir haben die wesentlichen Punkte für Sie zusammengestellt. Sie sind die Essenz unserer Projekterfahrungen aus unseren umfassenden MDG-Einführungen in Großkonzernen. Diese Zusammenstellung soll Ihnen helfen, Ihr eigenes SAP® MDG-Projekt erfolgreich durchzuführen und dabei typische Stolperfallen zu vermeiden.
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Die Harmonisierungstiefe auf das Ziel ausrichten
Harmonisierung von Stammdaten ist ein mühevolles Geschäft. Erfahrungsgemäß steckt in der Harmonisierung jeder einzelnen Entität viel Diskussions- und Überzeugungsarbeit. Aus diesem Grund sollte man sich für jedes einzelne Datum genau überlegen, ob sich eine Harmonisierung lohnt und zu den gesteckten Zielen wirklich beiträgt. Geht man in der angestrebten Harmonisierungstiefe einen Schritt zu weit, kann das leicht dazu führen, dass das gesamte Harmonisierungsprojekt bereits in der Spezifikationsphase an internen Widerständen scheitert.
Die wichtigste Voraussetzung für eine solche Betrachtung ist die klare Definition der Ziele, am besten in Form eines von allen Stakeholdern getragenen Business Cases, bei dem die wirtschaftlichen Potenziale der einzelnen Ziele dargelegt sind.
Dazu sei an dieser Stelle ein Beispiel aus den Lieferanten-Stammdaten aufgeführt: Das Ziel ist das Heben globaler Einkaufspotenziale durch entsprechende Volumenvereinbarungen mit den Lieferanten. Hierfür muss das globale Einkaufsvolumen ermittelt werden können. Das funktioniert nur, wenn der Lieferant eindeutig und frei von Dubletten über Systemgrenzen hinweg identifizierbar ist. Also müssen alle Felder, die zur zweifelsfreien und eindeutigen Identifikation erforderlich sind, vollständig harmonisiert sein. Geht es um sekundäre Daten wie beispielsweise Zahlungsbedingungen, trägt die Harmonisierung nicht zum eingangs genannten Ziel bei. An dieser Stelle kann auf eine Harmonisierung verzichtet werden, das Ziel wird auch ohne sie erreicht.
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Stammdaten-Organisation frühzeitig verankern
Die Schlüsselstelle bei der Stammdatenharmonisierung ist die zentrale Stammdatenorganisation. Sie ist der Hüter des Stammdaten-Grals und der Garant für den Single Point of Truth. Funktioniert diese Organisation nicht von Anfang an, d.h. bei den ersten angekoppelten operativen Systemen, wird sie und damit das Projekt an Akzeptanz verlieren. Sind die Mitarbeiter dieser Organisation nicht ausreichend kompetent, wird der Single Point of Truth gleich zu Beginn mit Qualitätsmängeln behaftet sein.
Wir empfehlen daher,
- die Stammdaten-Organisation mit Prozessen, Aufbau und Governance-Modell bereits vor den ersten Inbetriebsetzungen aufzusetzen und zu kommunizieren,
- die Stammdatenorganisation entsprechend zu mandatieren und sie mit ausreichender Entscheidungsgewalt auszustatten, um ihre Durchsetzungskraft zu gewährleisten,
- die ersten Mitarbeiter der Stammdaten-Organisation aus im Unternehmen vorhandenen Stammdatenspezialisten zu rekrutieren, um die Kompetenz sicherzustellen,
- die ersten Mitarbeiter der Stammdaten-Organisation von Anfang an in das Projekt einzubinden, am besten bereits in der Spezifikationsphase, damit sie die Anforderungen der operativen Systeme genau kennen und frühzeitig Akzeptanz bei den Pilot-Ankoppelungen erlangen können.
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Stammdaten-Regelwerk und Governance-Modell erstellen
Nur wenn alle beteiligten Parteien die Stammdaten in ihrer Bedeutung, ihrer Semantik und ihren Auswirkungen wirklich verstehen, wird eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Nutzern der operativen Systeme und der zentralen Stammdatenorganisation funktionieren.
Daher empfehlen wir die Schaffung eines detaillierten Stammdaten-Regelwerkes. Dieses Regelwerk sollte eine genaue, systemunabhängige Definition der Stammdaten-Entitäten einschließlich deren Inhaltsdefinition, Semantik, Verwendungszweck und Prozessauswirkungen umfassen. Erlaubte Inhalte, Werte und Abkürzungen und auch länderspezifische Regeln sollten exakt vorgegeben werden, um eine hohe Datenqualität sicherzustellen. Nur mit einem solchen Regelwerk kann eine individuelle, inhaltlich unterschiedliche Feldverwendung (Feldmissbrauch) vermieden werden.
Für einen reibungslosen Prozessablauf muss außerdem klar geregelt sein, wer welche Entscheidungen in puncto Stammdaten trifft. Ein fester Bestandteil des Regelwerks muss daher unbedingt auch das Governance-Modell sein und zwar mit benannten Verantwortlichen, Entscheidungsprozessen und Eskalationswegen. Man sollte dabei sowohl an die Prozesse für die operative Stammdatenpflege denken, als auch an den Prozess der strukturellen Stammdatenänderungen.
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Lokale Stammdatenpflege blockieren
Wer in großen Organisationen arbeitet oder gearbeitet hat, der weiß: jedes Schlupfloch wird genutzt. Das gilt auch für Stammdaten. Lässt man zu, dass Entitäten, die zum Single Point of Truth gehören im Rahmen einer Ausnahmeregelung auch lokal gehalten oder gepflegt werden dürfen, hat man verloren. Trotz formalem Verstoß gegen das Regelwerk wird dieses Schlupfloch genutzt und der Harmonisierungsprozess unterlaufen werden.
Ein klassisches Beispiel hierfür sind lokale Geschäftspartner. Ist eine lokale Pflege zulässig, laufen die Daten nicht mehr über den Tisch der zentralen Stammdatenorganisation und es besteht keine Kontrollmöglichkeit mehr, ob der entsprechende Geschäftspartner wirklich als lokal einzustufen ist oder ob er möglicherweise in einen Konzernverbund gehört, der unbedingt zentral gepflegt werden muss.
Nur wenn man an dieser und anderen gleichartigen Stellen hart bleibt und die lokale Stammdatenpflege unterbindet, wird man den Single Point of Truth erhalten können.
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Kompetentes Projektteam zusammenstellen
Eine Besonderheit von Stammdaten-Projekten ist, dass sie Kompetenzen aus einer Vielzahl an Disziplinen erfordern und zwar sowohl aus den fachlichen Disziplinen, als auch aus den IT-nahen.
Was die fachlichen Disziplinen betrifft benötigt man interne Spezialisten, welche die vorhandenen Stammdaten des Unternehmens genau kennen, insbesondere die Verwendung der Stammdaten in den abhängigen Geschäftsprozessen einschließlich der technischen Auswirkungen auf die angebundenen ERP-Systeme.
Die Mitglieder des Implementierungsteams sollten ebenfalls einen stark fachlichen Fokus ausweisen und über MDG-, ERP- und Prozesskenntnisse verfügen, um das konfliktfreie Zusammenspiel von Stammdaten und Prozessen in den angebundenen Systemen sicherzustellen. Da SAP® MDG eine ganze Palette an SAP-Technologien nutzt, sind Know-how und praktische Erfahrung insbesondere mit SAP® Business Rule Framework (BRF+) und SAP® Floor Plan Manager (FPM) erforderlich.
Aus unseren Projekterfahrungen wissen wir, dass doe Verfügbarkeit von erfahrenen Beratern begrenzt ist. Dennoch ist ein Projektteam, das alle Disziplinen mit entsprechendem Erfahrungshintergrund abdeckt, ein kritischer Erfolgsfaktor. Insbesondere sollte man darauf achten, dass bei jedem Einzelnen des Teams ein Gesamtverständnis für die Stammdatenprozesse vorhanden ist und ggf. vorhandene Wissensdefizite frühzeitig durch entsprechende Trainings beseitigt worden sind.
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Anforderungen mit SAP® MDG-Entwicklungsstand abgleichen
Seit der Einführung von SAP® MDG EhP 4 im Mai 2009 (nur Finanzstammdaten) wurde dieses Produkt umfangreich weiterentwickelt. Im jährlichen Turnus wurde eine neue Version mit erheblichem Funktionshub freigegeben. Seit einigen Jahren ist das Governance-Framework von SAP® MDG sehr stabil, eine kontinuierliche Weiterentwicklung erfolgt bei Performance und Usability. Innovationen und umfangreiche Weiterentwicklungen erfolgen verstärkt in den Bereichen der Stammdatenkonsolidierung, der Massenbearbeitung, und dem Stammdatenqualitäts-Management auf Basis von SAP® MDG on SAP® S/4HANA.
Wir empfehlen, sorgfältig zu prüfen, ob spezifische Anforderungen durch das aktuelle Release bereits vollständig abgedeckt werden.
In jedem Falle sollte ein detaillierter Anforderungskatalog erarbeitet und mit dem Ist-Zustand von SAP® MDG abgeglichen werden. Auch sollte man bei der Planung berücksichtigen, dass große Funktionshübe Auswirkungen auf Projekt und Betrieb haben werden.
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Die richtige Kopplungstechnologie wählen
SAP® MDG unterstützt eine ganze Reihe von Kopplungstechnologien zur Anbindung der Empfängersysteme, unter anderem Web Services und ALE IDOC. Welche Kopplungstechnologie die geeignete ist, sollte jedoch vorab sorgfältig untersucht werden, denn in den unterstützten Kombinationen aus Stammdatenentität und Kopplungstechnologie herrscht bei unterschiedlichen Releaseständen der Empfängersysteme keine Einheitlichkeit. Zudem hat jede der Technologien unterschiedliche Eigenschaften insbesondere bezüglich Sicherungsmechanismen und Monitoring-Möglichkeiten.
Unterschiedliche Kopplungstechnologien sind zwar parallel einsetzbar, man sollte jedoch bedenken, dass jede Technologie für sich gewartet und im Betrieb überwacht werden muss.
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Ausreichend Zeit und Ressourcen für die Migration planen
Die Einführung eines zentralen Stammdatensystems beginnt nicht auf der grünen Wiese. Meist ist ein erhebliches Volumen an vorhandenen Stammdaten zu bereinigen, zu de-duplizieren und mit dem bereits vorhandenen zentralen Stammdatenbestand abzugleichen. Ein typischer Projektfehler: Der Aufwand für die Vor- bzw. Aufbereitung bestehender Stammdaten für SAP® MDG wird völlig unterschätzt. In der Folge kommt es entweder zu erheblichen Budgetüberschreitungen oder die Datenvorbereitung wird stiefmütterlich behandelt, was im schlimmsten Fall dazu führen kann, dass der neue Single Point of Truth zu einem „Single Point of Failure“ wird.
Um dies zu verhindern empfehlen wir, die Datenqualität der zu migrierenden Systeme im Vorfeld zu analysieren, um anschließend mit einer realistischen Aufwands- und Zeitschätzung in die Planung zu gehen.
Fazit
SAP® MDG ist sicher immer dann ein heißer Kandidat für ein zentrales Stammdatensystem, wenn die bestehende ERP-Landschaft von SAP-Installationen geprägt ist.
Bei Berücksichtigung der acht Erfolgsfaktoren schon während der Projektplanung kann auch Ihr SAP® MDG-Projekt den „Single Point of Truth“ in der geplanten Zeit und mit dem geplanten Budget erreichen.
Über den Autor
Der Autor des Artikels, Thomas Blas, ist seit 1999 als SAP-Managementberater mit Schwerpunkt Stammdaten- und SAP-Management bei der Basycon Unternehmensberatung GmbH als Partner tätig. Er war u.a. als verantwortlicher Projektleiter für den Ramp-up, die Einführung und den erfolgreichen Rollout von SAP® MDG für Finanz-, Geschäftspartner- und Materialstammdaten bei einem DAX30-Unternehmen, sowie in weiteren SAP® MDG Projekten in unterschiedlichen Branchen federführend beteiligt.
