Whitepaper: Mit SAP® MDG zum Single Point of Truth Ihrer Stammdaten

Mit diesem Whitepaper wollen wir Ihnen die grundlegenden Konzepte von SAP® Master Data Governance (SAP® MDG) vermitteln und die Erfolgsfaktoren für die Einführung aufzeigen.

 

Ziel: Single Point of Truth für ERP-Stammdaten

Mit SAP® MDG hat die SAP AG ein Werkzeug auf den Markt gebracht, welches auf die Schaffung des „Single Point of Truth“ für Finanz-, Geschäftspartner-, Material- und kundenspezifischen Stammdaten ausgerichtet ist. SAP® MDG stellt die entsprechenden Prozesse bereit, bietet ein adäquates Workflow-System und ist speziell an die Daten-strukturen von SAP-Systemlandschaften angepasst.

Der Governance-Prozess von SAP® MDG

Das „G“ in SAP® MDG steht für „Governance“. Mit Governance ist in diesem Kontext die Implementierung eines Prozesses gemeint, der auf die Schaffung einer unternehmensweit einheitlichen Stammdatenbasis abzielt. Das Schaubild unten zeigt das äußerst einfache und wirkungsvolle Prozessprinzip. Es basiert im Kern darauf, dass Stammdaten ausschließlich von einem von SAP® MDG verwalteten „Single Point of Truth“ in die operativen Zielsysteme ausgeliefert werden. Lokale Stammdatenänderungen des harmonisierten Teils der Daten werden in den operativen Systemen gesperrt.

SAP MDG Stammdaten-Pflegeprozess

Ein Blick auf den Stammdaten-Pflegeprozess zeigt die drei Hauptschritte:

  • Die Neuerfassung und die Pflege der Stammdaten führen die Endnutzer dieser Daten, d.h. die Nutzer der Empfängersysteme, selbst durch und zwar direkt im MDG-System über die integrierte Weboberfläche.
  • Der nächste, entscheidende Schritt besteht aus den „Governance-Funktionen“ Überprüfung und ggf. Korrektur der Daten, Anreicherung wie zum Beispiel das Hinzufügen von Bonitätsauskünften bei Geschäftspartnern, die Zusammenführung mit bereits vorhandenen Daten zur Vermeidung von Duplikaten und schließlich die Freigabe zur Verteilung. Typischerweise übernehmen zentrale, nach Stammdatenarten gegliederte Organisationseinheiten diese Governance-Funktionen.
  • Freigegebene Stammdaten werden von SAP® MDG im letzten Schritt automatisch auf die relevanten Empfängersysteme verteilt und sind damit nutzbar.

Vordefinierte Prozesse und Rollen

SAP® MDG implementiert vordefinierte und nachvollziehbare Stammdatenprozesse mit den dazu passenden Benutzerrollen, eine essentielle Komponente für konsistente Stammdaten hoher Qualität. Ein Kernelement der Prozess- und Datenarchitektur von SAP® MDG ist die „Staging Area”, in der alle Änderungen der Stammdaten vor Freigabe stattfinden. Kein Stammdatensatz verlässt die Staging Area, bevor nicht der definierte Freigabeprozess gelaufen ist.

Workflow-Unterstützung

Zu SAP® MDG gehört ein integriertes Work­flow-Sys­tem. Es umfasst neben den üblichen Benachrichtigungs- und Routing-Diensten die Implementierung des Vier-Augen-Prinzips für Com­pliance-rele­van­te Daten. Für alle kritischen Änderungen wie beispielsweise eine Änderung der Bankverbindung können spezifische Freigabeprozesse wie eben das Vier-Augen-Prinzip konfiguriert werden. Auch an den Punkt Nachvollziehbarkeit von Änderungen hat die SAP gedacht: Das System bietet die Möglichkeit, Dokumente anzuhängen und permanent zu speichern, um den getätigten Stamm­daten-Pfle­ge­schritt entsprechend zu dokumentieren.

Versionierung von Finanzstammdaten

Mit SAP® MDG wurde eine in SAP® ERP oft schmerzlich vermisste Funktion im Bereich Finanzstammdaten umgesetzt: die Versionierung. SAP® MDG ist in der Lage, so genannte Editionen zu verwalten. Unter Edition wird hierbei ein in sich konsistentes Bündel an Stammdatenänderungen verstanden, typischerweise Änderungen am Kontenplan mit den dazu konsistenten Änderungen im Bereich der Kostenstellen. Alle diese Änderungsbündel werden zeitabhängig verwaltet, d.h. jede Edition ist nur für einen bestimmten, wohldefinierten Zeitraum gültig.

Technische Architektur

Als lizenzpflichtiges Add-On kann SAP® MDG entweder auf einem bereits bestehenden SAP® ERP 6.0 System aktiviert oder auf einem eigenen System installiert werden. SAP® MDG verfügt im Gegensatz zum klassischen ERP über eine Weboberfläche, die es auch Gelegenheitsnutzern erlaubt, mit geringem Einarbeitungsaufwand Stammdaten zu erfassen und die Freigabe zur Verteilung zu beantragen.

SAP® MDG auf SAP® HANA

Die neueste Version SAP® MDG 7.0 ist dafür ausgelegt, SAP® HANA voll als primäre Datenbank-Engine zu nutzen. Voraussetzung ist, dass MDG auf Basis der ERP-Version EhP 7 aufgesetzt wurde. Damit stehen alle Performancevorteile der HANA-In-Memory-Tech­no­lo­gie in vollem Umfang zur Verfügung. Auch eine gemischte Lösung, SAP nennt sie „Side-car“, bei der das ERP-Sys­tem auf dem Stand EhP 6 sein darf, wird unterstützt. Bei dieser gemischten Lösung laufen die reinen Such- und Analysefunktionen auf SAP® HANA und parallel dazu die restlichen Funktionsanteile auf einer klassischen Datenbanklösung.

Integration in die Systemlandschaft

Ob SAP® MDG das optimale System bezüglich Integration in die vorhandene Systemlandschaft ist, hängt vor allen Dingen davon ab, wie stark sie von SAP-Komponenten geprägt ist.

SAP® MDG zeichnet sich nämlich insbesondere durch die starke Integration in bestehende SAP-Archi­tek­turen aus. SAP® MDG greift auf Datenmodelle und Einstellungen des zugrundeliegenden SAP® ERP Systems zurück und verwendet die dort implementierten Prüfungen und Verifizierungen. Für die Verteilung der Stammdaten werden Schnittstellen und Techniken verwendet, die in jedem SAP®-ERP-Sys­tem zur Verfügung stehen. Auch die Einbindung von weiteren SAP-Sys­tem­gat­tun­gen wie beispielsweise SAP® PLM (Product Lifecycle Management) und SAP® SLC (Supplier Lifecycle Management) wird explizit unterstützt.

Selbstverständlich steht die Möglichkeit offen, auch Non-SAP-Systeme an SAP® MDG anzukoppeln. Hierbei ist jedoch zu bedenken, dass SAP® MDG keine „Integration Engine“ ist, d.h. Integrationsfunktionen über ein Key- und Value-Mapping hinaus nicht bietet. Die Notwendigkeit an zusätzlichen Integrationskomponenten wie beispielsweise SAP® PI ist für den Einsatz in einer heterogenen Landschaft durchaus wahrscheinlich.

Erfolgsfaktoren

Welche sind nun die Erfolgsfaktoren, um mit SAP® MDG zum Ziel, dem Single Point of Truth der Stammdaten, zu gelangen? Wir haben die wesentlichen für Sie zusammengestellt. Sie sind die Essenz unserer Projekterfahrung aus einer umfassenden MDG-Ein­füh­rung in einem Großkonzern. Diese Zusammenstellung soll Ihnen helfen, Ihr eigenes SAP® MDG-Pro­jekt erfolgreich durchzuführen und dabei typische Stolperfallen zu vermeiden.

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Die Harmonisierungstiefe auf das Ziel ausrichten

Harmonisierung von Stammdaten ist ein mühevolles Geschäft. Erfahrungsgemäß steckt in der Harmonisierung jeder einzelnen Entität viel Diskussions- und Überzeugungsarbeit. Aus diesem Grund sollte man sich für jedes einzelne Datum genau überlegen, ob sich eine Harmonisierung lohnt und zu den gesteckten Zielen wirklich beiträgt. Geht man in der angestrebten Harmonisierungstiefe einen Schritt zu weit, kann das leicht dazu führen, dass das gesamte Harmonisierungsprojekt bereits in der Spezifikationsphase an internen Widerständen scheitert.

Die wichtigste Voraussetzung für eine solche Betrachtung ist die klare Definition der Ziele, am besten in Form eines von allen Stakeholdern getragenen Business Cases, bei dem die wirtschaftlichen Potenziale der einzelnen Ziele dargelegt sind.

Dazu sei an dieser Stelle ein Beispiel aus den Lie­fe­ran­ten-Stamm­da­ten aufgeführt: Das Ziel ist das Heben globaler Einkaufspotenziale durch entsprechende Volumenvereinbarungen mit den Lieferanten. Hierfür muss das globale Einkaufsvolumen ermittelt werden können. Das funktioniert nur, wenn der Lieferant eindeutig und frei von Dubletten über Systemgrenzen hinweg identifizierbar ist. Also müssen alle Felder, die zur zweifelsfreien und eindeutigen Identifikation erforderlich sind, vollständig harmonisiert sein. Geht es um sekundäre Daten wie beispielsweise Zahlungsbedingungen, trägt die Harmonisierung nicht zum eingangs genannten Ziel bei. An dieser Stelle kann auf eine Harmonisierung verzichtet werden, das Ziel wird auch ohne sie erreicht.

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Stammdaten-Organisation frühzeitig verankern

Die Schlüsselstelle bei der Stammdatenharmonisierung ist die zentrale Stammdatenorganisation. Sie ist der Hüter des Stamm­da­ten-Grals und der Garant für den Single Point of Truth. Funktioniert diese Organisation nicht von Anfang an, d.h. bei den ersten angekoppelten operativen Systemen, wird sie und damit das Projekt an Akzeptanz verlieren. Sind die Mitarbeiter dieser Organisation nicht ausreichend kompetent, wird der Single Point of Truth gleich zu Beginn mit Qualitätsmängeln behaftet sein.

Wir empfehlen daher,

  • die Stamm­da­ten-Or­ga­ni­sa­tion mit Prozessen, Aufbau und Gover­nance-Mo­dell bereits vor den ersten Inbetriebsetzungen aufzusetzen und zu kommunizieren,
  • die Stammdatenorganisation entsprechend zu mandatieren und sie mit ausreichender Entscheidungsgewalt auszustatten, um ihre Durchsetzungskraft zu gewährleisten,
  • die ersten Mitarbeiter der Stamm­daten-Or­ga­ni­sa­tion aus im Unternehmen vorhandenen Stammdatenspezialisten zu rekrutieren, um die Kompetenz sicherzustellen,
  • die ersten Mitarbeiter der Stamm­daten-Or­ga­ni­sa­tion von Anfang an in das Projekt einzubinden, am besten bereits in der Spezifikationsphase, damit sie die Anforderungen der operativen Systeme genau kennen und frühzeitig Akzeptanz bei den Pi­lot-An­kop­pe­lun­gen erlangen können.

3

Stammdaten-Regelwerk und Governance-Modell erstellen

Nur wenn alle beteiligten Parteien die Stammdaten in ihrer Bedeutung, ihrer Semantik und ihren Auswirkungen wirklich verstehen, wird eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Nutzern der operativen Systeme und der zentralen Stammdatenorganisation funktionieren.

Daher empfehlen wir die Schaffung eines detaillierten Stamm­da­ten-Re­gel­wer­kes. Dieses Regelwerk sollte eine genaue, systemunabhängige Definition der Stamm­da­ten-En­ti­tä­ten einschließlich deren Inhaltsdefinition, Semantik, Verwendungszweck und Prozessauswirkungen umfassen. Erlaubte Inhalte, Werte und Abkürzungen und auch länderspezifische Regeln sollten exakt vorgegeben werden, um eine hohe Datenqualität sicherzustellen. Nur mit einem solchen Regelwerk kann eine individuelle, inhaltlich unterschiedliche Feldverwendung (Feldmissbrauch) vermieden werden.

Für einen reibungslosen Prozessablauf muss außerdem klar geregelt sein, wer welche Entscheidungen in puncto Stammdaten trifft. Ein fester Bestandteil des Regelwerks muss daher unbedingt auch das Go­ver­nance-Mo­dell sein und zwar mit benannten Verantwortlichen, Entscheidungsprozessen und Eskalationswegen. Man sollte dabei sowohl an die Prozesse für die operative Stammdatenpflege denken, als auch an den Prozess der strukturellen Stammdatenänderungen.

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Lokale Stammdatenpflege blockieren

Wer in großen Organisationen arbeitet oder gearbeitet hat, der weiß: jedes Schlupfloch wird genutzt. Das gilt auch für Stammdaten. Lässt man zu, dass Entitäten, die zum Single Point of Truth gehören im Rahmen einer Ausnahmeregelung auch lokal gehalten oder gepflegt werden dürfen, hat man verloren. Trotz formalem Verstoß gegen das Regelwerk wird dieses Schlupfloch genutzt und der Harmonisierungsprozess unterlaufen werden.

Ein klassisches Beispiel hierfür sind lokale Geschäftspartner. Ist eine lokale Pflege zulässig, laufen die Daten nicht mehr über den Tisch der zentralen Stammdatenorganisation und es besteht keine Kontrollmöglichkeit mehr, ob der entsprechende Geschäftspartner wirklich als lokal einzustufen ist oder ob er möglicherweise in einen Konzernverbund gehört, der unbedingt zentral gepflegt werden muss.

Nur wenn man an dieser und anderen gleichartigen Stellen hart bleibt und die lokale Stammdatenpflege unterbindet, wird man den Single Point of Truth erhalten können.

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Kompetentes Projektteam zusammenstellen

Eine Besonderheit von Stamm­da­ten-Pro­jek­ten ist, dass sie Kompetenzen aus einer Vielzahl an Disziplinen erfordern und zwar sowohl aus den fachlichen Disziplinen, als auch aus den IT-na­hen.

Was die fachlichen Disziplinen betrifft benötigt man interne Spezialisten, welche die vorhandenen Stammdaten des Unternehmens genau kennen, insbesondere die Verwendung der Stammdaten in den abhängigen Geschäftsprozessen einschließlich der technischen Auswirkungen auf die angebundenen ERP-Sys­te­me.

Die Mitglieder des Implementierungsteams sollten ebenfalls einen stark fachlichen Fokus ausweisen und über MDG-, ERP- und Prozesskenntnisse verfügen, um das konfliktfreie Zusammenspiel von Stammdaten und Prozessen in den angebundenen Systemen sicherzustellen. Da SAP® MDG eine ganze Palette an SAP-Tech­no­lo­gien nutzt, sind Know-how und praktische Erfahrung mit SAP NetWeaver® Business Client (NWBC), SAP® Business Rule Framework (BRF+), SAP® Floor Plan Manager (FPM) erforderlich.

Obwohl das Angebot an erfahrenen Beratern, Schulungen und weiterführenden Dokumentationen zu SAP® MDG und den angrenzenden Technologien noch begrenzt ist, empfehlen wir dringend, ein Projektteam zusammenzustellen, das alle Disziplinen mit entsprechendem Erfahrungshintergrund abdeckt, auch wenn es Mühe und Geld kostet. Insbesondere sollte man darauf achten, dass bei jedem Einzelnen des Teams ein Gesamtverständnis für die Stammdatenprozesse vorhanden ist und ggf. vorhandene Wissensdefizite frühzeitig durch entsprechende Trainings beseitigt worden sind.

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Anforderungen mit SAP® MDG-Entwicklungsstand abgleichen

Seit der Einführung von SAP® MDG EhP 4 im Mai 2009 (nur Finanzstammdaten) wurde dieses Produkt umfangreich weiterentwickelt. Im jährlichen Turnus wurde eine neue Version mit erheblichem Funktionshub freigegeben. Diese Entwicklung hat sicher noch nicht ihren endgültigen Reifegrad erreicht.

Daher empfehlen wir, sorgfältig zu prüfen, ob die spezifischen Anforderungen durch das aktuelle Release vollständig abgedeckt werden. Das Augenmerk sollte dabei auf die Verfügbarkeit der benötigten Datenfelder und das Vorhandensein von Stammdatenfunktionen gelegt werden, die in den operativen ERP-Systemen bereits genutzt werden.

In jedem Falle sollte noch vor Systementscheidung ein detaillierter Anforderungskatalog erarbeitet und mit dem Ist-Zu­stand von SAP® MDG abgeglichen werden. Auch sollte man bei der Planung berücksichtigen, dass der kurze Releasezyklus mit großen Funktionshüben Auswirkungen auf Projekt und Betrieb haben wird.

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Die richtige Kopplungstechnologie wählen

SAP® MDG unterstützt eine ganze Reihe von Kopplungstechnologien zur Anbindung der Empfängersysteme, unter anderem Web Services und ALE IDOC. Welche Kopplungstechnologie die geeignete ist, sollte jedoch vorab sorgfältig untersucht werden, denn in den unterstützten Kombinationen aus Stammdatenentität und Kopplungstechnologie herrscht bei unterschiedlichen Releaseständen der Empfängersysteme keine Einheitlichkeit. Zudem hat jede der Technologien unterschiedliche Eigenschaften insbesondere bezüglich Sicherungsmechanismen und Mo­ni­to­ring-Mög­lich­kei­ten.

Unterschiedliche Kopplungstechnologien sind zwar parallel einsetzbar, man sollte jedoch bedenken, dass jede Technologie für sich gewartet und im Betrieb überwacht werden muss.

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Ausreichend Zeit und Ressourcen für die Migration planen

Die Einführung eines zentralen Stammdatensystems beginnt nicht auf der grünen Wiese. Meist ist ein erhebliches Volumen an vorhandenen Stammdaten zu bereinigen, zu de-dup­li­zie­ren und mit dem bereits vorhandenen zentralen Stammdatenbestand abzugleichen. Ein typischer Projektfehler: Der Aufwand für die Vor- bzw. Aufbereitung bestehender Stammdaten für SAP® MDG wird völlig unterschätzt. In der Folge kommt es entweder zu erheblichen Budgetüberschreitungen oder die Datenvorbereitung wird stiefmütterlich behandelt, was im schlimmsten Fall dazu führen kann, dass der neue Single Point of Truth zu einem „Single Point of Failure“ wird.

Um dies zu verhindern empfehlen wir, die Datenqualität der zu migrierenden Systeme im Vorfeld zu analysieren, um anschließend mit einer realistischen Aufwands- und Zeitschätzung in die Planung zu gehen.

Fazit

SAP® MDG ist sicher immer dann ein heißer Kandidat für ein zentrales Stammdatensystem, wenn die bestehende ERP-Land­schaft von SAP-In­stal­la­tio­nen geprägt ist.

Bei Berücksichtigung der acht Erfolgsfaktoren schon während der Projektplanung kann auch Ihr SAP® MDG-Pro­jekt den „Single Point of Truth“ in der geplanten Zeit und mit dem geplanten Budget erreichen.

Über den Autor

Der Autor des Artikels, Thomas Blas, ist seit fast 20 Jahren als SAP-Ma­na­ge­ment­be­ra­ter mit Schwerpunkt Stamm­da­ten- und SAP-Ma­na­ge­ment bei der Basycon Unternehmensberatung GmbH als Partner tätig. Er war u.a. als verantwortlicher Projektleiter für den Ramp-up, die Einführung und den erfolgreichen Rollout von SAP® MDG für Fi­nanz-, Ge­schäfts­par­tner- und Materialstammdaten bei einem DAX30-Un­ter­neh­men federführend beteiligt.

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